伝言メモ テンプレート
電話メモにも使える定番の書式

良い伝言メモに欠かせない項目

伝言メモの目的はひとつです。読んだ人が、誰にも聞き直さずに折り返しの電話をかけられること。そのために必要な項目は次の6つです。

• 日付・時刻：いつの電話か。折り返しの順番を決める手がかりになります。
• 宛先：誰に伝えるメモか。同じ名字の人がいる部署では、部署名や下の名前も添えます。
• 対応者：誰が電話を受けたか。不明点が出たときに確認できる相手です。
• 相手（会社名・氏名）：聞き取れなければ復唱して確かめます。社名だけでは折り返しで困ります。
• 電話番号：本人の着信履歴には残っていません。必ずメモに書きます。
• 伝言内容：用件を短く。折り返しが必要か、先方がかけ直すのかをチェック欄で示します。

職場の電話応対と伝言メモ

新人研修の電話応対で最初に教わるのが、伝言メモの取り方です。代表番号にかかってくる電話は、名指しされた本人が席にいるとは限りません。受けた人が用件を書き取り、本人のデスクに置くか、チャットで送る。この小さな引き継ぎが、職場の電話応対を支えています。

書式がそろっていると、引き継ぎは速くなります。誰が受けても同じ位置に同じ情報があるので、読む側は探しません。「折り返しお電話ください」と「またお電話します」のチェック欄は、次に動くのがどちら側なのかを一目で示します。裏紙や付箋への走り書きでは、電話番号の書き忘れや、誰宛てか分からないメモがどうしても生まれます。

紙のメモが追いつかなくなるとき

代表番号を受付や事務の方が受ける職場なら、紙の書式で長く運用できます。事情が変わるのは、自分のスマホに直接かかってくる電話が増えたときです。外出先にはメモ用紙がなく、次の予定が迫っていれば書く時間もありません。折り返すつもりだった電話ほど、そのまま流れていきます。

内容を正確に残す方法として録音を考える方もいますが、スマホの通話録音にはOS側の制約が多くあります。詳しくは通話録音の解説記事にまとめました。自分宛ての電話の記録には、Callventのようなアプリという選択肢もあります。通話の後にワンタップで、カレンダーに記録が残ります。