Kostenlose Vorlage
Telefonnotiz-Vorlage
für Word, Excel & zum Ausdrucken
Das klassische Telefonnotiz-Formular als PDF (zwei pro A4-Seite), als Word-Datei zum Ausfüllen am Rechner und als fortlaufende Telefonliste (CSV) für Excel oder Google Sheets. Ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen.
Für:
Angenommen von:
Anrufer/in:
Firma:
Telefonnummer:
Notiz
Vorschau. Das PDF enthält zwei Formulare pro Seite.
Was in eine gute Telefonnotiz gehört
Eine Telefonnotiz hat einen einzigen Zweck: Wer sie liest, kann handeln, ohne nachzufragen. Diese sechs Angaben reichen dafür aus:
- Datum und Uhrzeit: Wann kam der Anruf?
- Anrufer und Firma: Wer war dran?
- Telefonnummer: Unter welcher Nummer ist die Person erreichbar?
- Anliegen: Ein bis zwei Sätze genügen.
- Folgeaktion: Rückruf erbeten? Ruft selbst wieder an? Bis wann?
- Aufgenommen von: Wichtig, sobald mehrere Personen ans Telefon gehen.
Telefonliste als Vorlage für Excel und Google Sheets
Die CSV-Datei macht aus einzelnen Zetteln eine fortlaufende Telefonliste: eine Zeile pro Anruf, mit Spalten für Datum, Uhrzeit, Anrufer, Firma, Telefonnummer, Richtung (eingehend, ausgehend, verpasst), Dauer, Gesprächsnotiz, Rückruf-Frist und Erledigt-Status. So filtern Sie nach offenen Rückrufen oder sortieren alle Anrufe einer Firma untereinander. Zwei Beispielzeilen zeigen das Format und lassen sich einfach überschreiben.
Für ein einzelnes ausführlicheres Gespräch gibt es die Gesprächsnotiz-Vorlage mit Inhalts- und Ergebnisteil. Sitzen mehrere Teilnehmer am Tisch und entstehen Vereinbarungen mit Fristen, passt die Gesprächsprotokoll-Vorlage.
Wann die Vorlage an ihre Grenzen kommt
Für den Empfang oder das gelegentliche Kundentelefonat ist ein Papierformular unschlagbar einfach. Bei fünf, zehn oder zwanzig Anrufen am Tag kippt die Rechnung: Zettel wandern, die Excel-Liste lebt am Rechner, und unterwegs entsteht gar keine Notiz. Genau die Anrufe, die Umsatz bedeuten, gehen zuerst verloren. Für diesen Teil gibt es Callvent: Die App hält jedes Telefonat direkt am Smartphone fest.
Oder: Ein Tap nach dem Auflegen
Callvent führt die Telefonnotiz direkt am Smartphone: Nach dem Auflegen genügt ein Tap, und der Anruf steht als Kalendereintrag fest, mit Kontakt, Uhrzeit, Notiz, Tags und Rückruf-Erinnerung. Keine Cloud, kein Abo-Zwang, 7 Tage kostenlos.
Callvent ansehenHäufige Fragen
Was gehört in eine Telefonnotiz? +
Datum und Uhrzeit, Name des Anrufers, Firma, Telefonnummer, der Grund des Anrufs in ein bis zwei Sätzen und die vereinbarte Folgeaktion, etwa ein Rückruf mit Frist. Wer die Notiz aufgenommen hat, gehört dazu, sobald mehrere Personen ans Telefon gehen.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos? +
Ja. PDF, Word und CSV sind kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen. Sie dürfen die Vorlage im Büro frei verwenden, anpassen und weitergeben.
Welches Format ist das richtige? +
Das PDF ist zum Ausdrucken gedacht, mit zwei klassischen Telefonnotiz-Formularen pro A4-Seite. Die Word-Datei füllen Sie am Rechner aus oder passen sie an Ihr Büro an. Die CSV-Datei öffnen Sie in Excel, Google Sheets oder Numbers und führen damit eine fortlaufende Telefonliste.
Gibt es auch eine Telefonliste als Vorlage? +
Ja, die CSV-Datei ist genau das: eine fortlaufende Telefonliste mit einer Zeile pro Anruf und Spalten für Datum, Uhrzeit, Anrufer, Firma, Nummer, Richtung, Dauer, Notiz, Rückruf-Frist und Erledigt-Status. Zwei Beispielzeilen zeigen das Format.
Gibt es eine Alternative zur handschriftlichen Telefonnotiz? +
Ja, eine App, die Anrufe direkt am Smartphone dokumentiert. Callvent legt nach dem Auflegen mit einem Tap einen Kalendereintrag mit Kontakt, Uhrzeit, Notiz und Rückruf-Erinnerung an. Alle Daten bleiben auf dem Gerät.
Wie bekomme ich Support? +
Schreiben Sie eine E-Mail an info@callvent.app. Fragen zur Vorlage, zur App oder zu einem Kauf beantworten wir dort direkt; alle Kontaktwege stehen auch auf der Support-Seite.